Los deberes de secreto y confidencialidad ocupan un lugar destacado entre los párrafos de la Ley Orgánica de Protección de Datos, estableciendo que la información personal debe ser conocida sólo por el ciudadano en cuestión y por los encargados de usarlos e incluirlos en los sistemas de información de la empresa o institución que los trate. Según especifica la normativa, tanto el responsable del fichero como el encargado del tratamiento asumirán la responsabilidad de guardar esta información, evitando su alteración, pérdida, acceso o tratamiento inadecuado y respetando el secreto profesional.

Pero atendiendo a estos deberes y derechos, no sólo se garantiza la confidencialidad de los datos sino que también se dedica especial atención a su estado de conservación durante todo el proceso de tratamiento, esto es, cómo se guarda la información sensible. Los datos personales deben almacenarse de manera que estén disponibles, íntegros y protegidos ante cualquier eventualidad o uso no autorizado, estableciendo la empresa, para ello, políticas de actuación claras y concisas.

En este sentido, las políticas de gestión de personal se erigen como un pilar fundamental para el cumplimiento de los deberes de secreto y confidencialidad. Establecer las funciones que se derivan de cada puesto y el grado de implicación con el tratamiento de datos vinculado a cada uno de ellos es primordial para desarrollar una formación en protección de datos adaptada para el personal de la empresa.

Con todo ello, no sólo cumplimos lo establecido legalmente en materia de protección de datos sino que mejoramos la imagen pública de nuestra entidad, consolidamos la confianza de nuestros clientes y protegemos valores intangibles tan importantes como la información de clientes o proveedores exclusivos.

La Agencia Española de Protección de Datos ofrece varias recomendaciones en cuanto al cumplimiento de los deberes de secreto y confidencialidad, destacando la importancia de diseñar correctamente las funciones del personal. Según la Agencia, debe tenerse en cuenta la  relación que tendrá cada trabajador con el tratamiento de datos personales en su puesto para formarlo adecuadamente. Incluso aquellos trabajadores que no tengan una relación directa con el tratamiento de la información personal deberán instruirse para evitar que puedan poner en peligro el secreto o la seguridad de los mismos.

 

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